Tugas                                    : Take Home – Ujian Akhir Triwulan

Mata Kuliah                       : Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pembimbing        : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc

 

PEMBANGUNAN DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI  SUATU PERUSAHAAN

BAB I

 PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Perkembangan zaman yang pesat menuntut perusahaan yang ada saat ini harus memiliki keunggulan dalam menjalankan proses bisnisnya agar tetap bertahan dalam dunia bisnis, oleh karena itu saat ini banyak perusahaan yang mulai memanfaatkan sistem dan teknologi informasi sebagai komponen utama dalam mencapai keunggulan dalam berkompetisi dalam bisnis. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer dalam membuat dan memutuskan keputusan-keputusan terkait pekerjaan yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya.

Sistem merupakan sekumpulan hal yang atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta 2003). Sistem informasi (SI), teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang cepat sekali berubah (O’Brien dan Marakas, 2011).

Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi adalah gabungan dari aktivitas pengembangan sistem dan teknologi informasi serta perencanaan strategi bisnis sehingga menghasilkan perpaduan yang sangat menguntungkan untuk meningkatkan proses bisnis dan kegiatan secara keseluruhan dari perusahaan tersebut. Dengan penerapan sistem dan teknologi informasi yang baik, maka akan menghasilkan informasi yang tepat dan cepat, sehingga akan membantu para manajer dalam menentukan strategi-strategi bisnis yang tepat dan cepat untuk mencapai visi dan misi perusahaan dengan cara menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan bagi para pembuat keputusan. Perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem lintas-fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses bisnis internal perusahaan, terutama dalam manufaktur, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia dari bisnis.

1.2  Tujuan

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui faktor faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan.

 

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

 

2.1 Terminologi, Motivasi, dan Utilisasi Teknologi Informasi

            Teknologi Informasi (TI) teknologi elektronik untuk pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data serta penyajian dan penyebaran informasi  (Gunton 1993). Tulang punggung TI adalah (1) teknologi komputer dan (2) teknologi telekomunikasi. Data dapat berasal dari lokasi yang dekat maupun jauh dalam berbagai media/bentuk (multimedia) berupa: teks, gambar (citra), suara (audio), video, dan grafik  untuk diolah menjadi informasi. Selanjutnya informasi juga perlu disebarkan dan ditampilkan pada berbagai lokasi yang mungkin berjauhan. Rantai produksi informasi ini perlu seyogyanya berjalan dalam waktu yang cepat (real time) agar dapat segera dimanfaatkan oleh pengguna. Dalam hal ini dukungan TI mutlak diperlukan. Dengan dukungan TI, pergerakan fisik (pergerakan orang, kendaraan, & barang) perlu diminimisasi dan digantikan dengan pergerakan data elektronik. Hal ini melahirkan pardigma baru dalam interaksi manusia, yaitu mengarah kepada EDI (Electronic Data Interchange). Transaksi perbankan yang tadinya perlu pergerakan orang dan pergerakan barang berupa uang, dapat digantikan dengan pergerakan data elektronik melalui fasilitas e-banking (electronic banking). Demikian juga transaksi perbelanjaan (shopping) telah digantikan dengan fasilitas e-shopping (electronic shopping). Pertemuan (meeting) yang tadinya memerlukan pergerakan telah diganti dengan e-meeting (electronic meeting) dengan melalui teleconference, computer conference, video conference. Dan masih banyak contoh lain untuk e-business yang lain yang mengadopsi paradigma baru ini. Beberapa enterprise telah terbukti dapat meningkatkan daya saingnya (competitive power) dengan memanfaatkan paradigma EDI dengan dukungan TI.

            Komputer adalah mesin yang dapat menerima, menterjemahkan, dan mengeksekusi sederetan instruksi-instruksi (program) untuk menerima dan mengolah data guna menghasilkan suatu informasi yang diperlukan. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan langsung oleh manusia maupun mesin (komputer dan peralatan lain seperti telepon, fax, printer) atau diumpankan untuk mengontrol mesin seperti mesin pemananas, mesin bubut, mesin bor, peralatan isyarat bahaya (alarm). Komputer terdiri dari 3 komponen utama: (1) unit pengolah pusat (CPU/Central Processing Unit), (2) unit input-output (I/O), dan (3) unit memori  (Gunton 1993).

Sistem komputer adalah interkoneksi terpadu dan kooperatif dari komponen-komponen yang mencakup (1) piranti keras (hardware) yang dapat menangkap, mengolah, menyimpan, mengirim, dan menyajikan data dan informasi, (2) piranti lunak (software) yang mengontrol dan mengelola piranti lunak, dan (3) data yang tersimpan dalam memori (Gunton 1993). Piranti keras itu tidak lain adalah komputer.

Sistem Komputer = Komputer (hardware) + Software + Data

            Walaupun komputer dapat digunakan untuk pengolahan dan penyimpanan data, namun perlu dukungan teknologi telekomunikasi untuk komunikasi data & informasi dari satu tempat ke tempat lain. Telekomunikasi adalah pengiriman informasi (teks, gambar, suara, video) jarak jauh dari satu tempat ke tempat lain. Telekomunikasi menyediakan sarana transmisi distribusi data & informasi melalui media kabel (misalnya serat optik (fiber optic), kabel koaksial (coaxial cable)) maupun yang non-kabel (wireless) seperti satelit, gelombang radio, gelombang cahaya, gelombang ultrasonik. Beberapa komputer yang perlu berkomunikasi perlu dihubungkan dengan jaringan telekomunikasi sehingga membentuk jaringan kerja komputer (computer network) seperti Internet yang merupakan jaringan komputer terbesar di dunia saat ini yang menghubungan banyak negara. Jaringan komputer dapat mencakup area yang luas (antar negara, antar kota atau propinsi), dan ini masuk dalam kategori WAN (Wide Area Network). Sedangkan jaringan yang mencakup area yang tidak luas (antar gedung, antar ruang) masuk dalam kategori LAN (Local Area Network).

Saat ini trend business telah mengarah kepada bentuk internetworked enterprise, yaitu aliansi enterprise yang mendayagunakan jaringan komputer yang memungkinkan pertukaran informasi yang akurat, cepat dan aman untuk mengembangkan skala bisnis dan daya saingnya dengan koordinasi dan kooperasi yang lebih baik (Seminar, KB dan Solahudin, 2010).

2.2 Sistem Informasi

Menurut Leitch (2004), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Tujuan dari sistem informasi itu sendiri adalah untuk menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, untuk membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari dan menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan. Perlu dipahami bahwa Sistem Informasi (SI) adalah industri informasi yang mengolah data (bahan mentah) menjadi informasi (Gambar 2). Kualitas produk berupa informasi menjadi ukuran akan keberhasilan dari suatu industri informasi. Jika kualitas informasinya prima, berarti industri atau sistem informasinya prima. Tiga peran penting sistem informasi pada bisnis perusahaan menurut O’Brien dan Marakas (2011) adalah mendukung proses bisnis dan operasi, dukungan pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajer, dan mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif.

Komponen Sistem Informasi antara lain :

1. Manusia (Brainware)

Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem (system information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun, mengoperasikan, dan merawat sistem informasi.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine), repositori (media penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit Input/Output (peripherals) seperti scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors), printer, plotter, microphone, speaker, modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-Based Information System). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS.

3. Perangkat Lunak (Software

Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi (Operating System Software).

4. Jaringan (Netware)

Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi media telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi & aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi.

5. Data (Dataware)

Sumberdaya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan, atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image),  audio, atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data  multimedia.

Aktivitas Sistem Informasi antara lain :

1. Pengumpulan Data (Data Collecting)

Aktivitas ini meliputi pengumpulan data dari berbagai sumber yang diperlukan, strukturisasi dan kodifikasi data, hingga entri (pemasukan) data. Pemasukan data dapat dilakukan secara manual (melalui keyboard, scanner, digitizer, stylus pen) atau non-manual, misalnya melalui pesawat tilpun atau fax, camera, sensor ukur yang dihubungkan langsung (interfaced) ke sistem komputer. Pemilihan alat untuk data entry ini sangat bervariasi tergantung dari jenis, bentuk, volume, serta lokasi data yang akan dimasukkan ke sistem komputer. Prinsipnya adalah bagaimana agar dalam entri data ini kelambatan dan kesalahan manusia (human’s errori) dapat diminimalisasi. Jika potensi kesalahan yang terjadi masih besar, maka berlaku kondisi GIGO (Garbage in Garbage Out), artinya data masuk yang salah adalah “sampah” sehingga produk informasinyapun akan setara dengan “sampah”.

2. Pengolahan Data (Data Processing)

Aktivitas ini meliputi komputasi  & analisis (matematik, staistik numerik, ataupun logik), komparasi data, pengurutan data (data sorting), konversi data, meringkas data (data summarizing), klasifikasi & organisasi data, validasi & verifikasi data, pembaharuan dan penghapusan data, serta pelacakan data (data search).

3. Penyimpanan Data (Data Storing)

Aktivitas ini mencakup pengorganisasian (strukturisasi, kodifikasi, indeksasi) dan penyimpanan data dalam media penyimpanan komputer sehingga dapat dengan mudah dan cepat untuk diakses bagi kepentingan aktivitas keseluruhan sistem informasi.

4Penyebaran informasi (Information Dissemination)

Aktivitas ini dimulai dari produksi informasi, penyajian informasi, pembuatan laporan (report production), pencetakan informasi, klasifikasi informasi, serta penyampaiannya ke pengguna atau yang memerlukannya.

5. Kontrol Terhadap Sistem

Aktivitas ini meliputi auditing (evaluasi dan pemantauan terhadap komponen, aktivitas, dan kinerja sistem informasi), pengamanan (security) sistem, pengaturan pemakaian sistem, pemantauan kesesuaian informasi dengan kebutuhan pengguna, pengaturan hak dan wewenang, pengorganisasian dan peningkatan kemampuan tim pengelola, serta pelaksanaan sistem reward & penalty.

 

BAB III

PEMBAHASAN

2.1 Penerapan Sistem Informasi Pada Perusahaan

Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan sistem konseptual. Sistem perusahaan merupakan sistem lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan umpan balik untuk mengawasi pelaksanaan agar dapat mencapai suatu tujuan. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkunganya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah kepada lingkungannya. Lingkungan merupakan alasan utama keberadaan perusahaan. Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) muncul karena manajer tidak puas hanya menghitung apa yang telah terjadi dalam bisnis, mereka ingin mengendalikan operasi dan merencanakan masa depan. Kebutuhan ini memerlukan data akuntansi untuk menciptakan informasi yang diperlukan. Laporan menyampaikan informasi dan model matematika dikembangkan untuk memperkirakan permintaan produk, mengoptimalkan penggunaan sumber daya manufakatur, serta menyampaikan produk kekonsumen. Walau istilah sistem informasi manajemen tetap, sekarang perannya lebih dari sekedar mengoptimalkan operasi. Istilah SIM terutama digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang membantu para manajer dalam melaksanakan aktivitas mereka dibandingkan dengan sistem informasi yang sekedar menjelaskan apa yang telah terjadi. Perusahaan yang aktivitas operasionalnya masih manual ketika mencoba menggunakan suatu teknologi komputer untuk pemrosesan data, maka masalah pertama yang dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus dikeluarkan. Pembiayaan ini dapat berupa biaya pembelian hardware, pembangunan sistem, dan penyiapan infrastruktur, baik sumber daya manusia maupun teknis. Sementara perusahaan yang sudah memiliki sistem pemrosesan data terkomputerisasi, ketika melakukan pengembangan sistem informasi akan menghadapi masalah pada aspek fisik dan non-fisik. Aspek fisik meliputi biaya pengembangan, up grading hardware dan penciptaan infrastruktur tertentu, sedangkan aspek non-fisik meliputi tingkat penerimaan user, dukungan manajemen dan kualitas sistem informasi.

Penerapan sistem informasi di suatu perusahaan merupakan salah satu cara dalam memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumberdaya yang harus dikelola dengan tepat, sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga akan mengalami masalah yang jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu, sebelum melakukan upaya pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi secara multidimensi terhadap berbagai variabel yang mungkin berpengaruh terhadap kesuksesan suatu sistem baru.

Selama tahun 1990-an penerapan komputer yang konservatif mulai memberi jalan bagi kemunculan kembali minat untuk menerapkan komputer diorganisasi secara keseluruhan. Penjual perangkat lunak yang ambisius mengembangkan dan mulai memasarkan paket–paket perangkat lunak standar yang bertujuan memenuhi kebutuhan hampir segala jenis organisasi. Sistem ini disebut dengan sistem informasi perusahaan, cukup berhasil dengan cepat sehingga perusahaan–perusahaan yang menggunakan komputer mempertimbangkan penerapannya. Seperti yang didefinisikan oleh para penjual perangkat lunak awal , sistem informasi perusahaan (enterprise information system) adalah suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi. Sedangkan istilah enterprise digunakan karena sistem ini mencakup seluruh set proses yang dilakukan oleh organisasi. Sistem tersebut mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari departemen /bagian manufaktur, pemasaran, keuangan dan sumberdaya manusia dari berbagai fungsi bisnis lain. Entis menjadi dasar area bisnis seperti sistem informasi manufaktur, pemasaran, keuangan dan sumberdaya manusia.

Informasi umum yang diperlukan manajer mengikuti pola yang mendasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Sebagian besar sistem informasi unruk manajer lapis terbawah didasarkan pada kegiatan operasi dan sistem informasilah yang memproses transaksi kegiatan di dalam organisasi, inilah yang dikenal dengan perancangan dari bawah ke atas (bottom-up design). Sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi lapis terbawah biasanya dikembangkan dengan cara saling berhubungan. Yang lebih penting bagi para manajer daripada pengetahuan tentang teknologi komputer adalah pengetahuan tentang sistem informasi yakni sistem yang diciptakan para analis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi.

Sistem informasi untuk manajemen puncak harus memiliki fokus eksternal dan berorientasi pada masa depan. Oleh sebab itu sistem informasi perencanaan harus dikaitkan dengan keperluan manajemen puncak artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih bebas (tidak berkaitan) dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Syarat utama dari perancang sistem perencanaan pada manajerial puncak adalah pengetahuan tentang proses manajemen dan perencanaan pada lapis manajer senior dan memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya.

Perancang sistem lapis terbawah harus memiliki ketrampilan teknis sistem informasi kuat dalam pengetahuan tentang kegiatan operasinya. Pada lapis manajemen madya perancangan sistem sangat dipengaruhi baik oleh sistem informasi puncak maupun sistem pengendalian dari bawah. Sistem informasi perencanaan yang dirancang untuk manajemen puncak harus dapat diperluas ke bawah guna memberikan uraian informasi perencanaan kepada lapis manajemen madya, yang lebih jauh diuraikan untuk memberikan informasi perencanaan yang diperlukan oleh manajer lapis terbawah. Sistem informasi lapis terbawah yang banyak berurusan dengan informasi internal tentang masa lalu dan masa kini, harus mampu memberikan ringkasan informasi untuk melayani keperluan manajemen dalam rangaka pengendalian kegiatan manajemen. Pada manajemen madya, informasi pengendalian kemudian lebih jauh diringkaskan untuk melayani keperluan informasi manajemen puncak guna pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasi. Pada lapis manajemen puncak, informasi dari luar sangat berharga bagi pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjuan kembali atas kegiatan operasi.

3.2 Faktor-faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Pada Perusahaan

O’Brien  dan Marakas (2009) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi  antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi. Yang diuraikan sebagai berikut :

  1. 1.      Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Dengan demikian, kurangnya komitmen eksekutif puncak untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia.

Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan juga menentukan kesuksesan proses sosialisasi sistem informasi. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran mereka. Akan tetapi, proses perubahan organisasional ini diperlukan untuk manajemen perubahan selama proses sosialisasi sistem informasi baru. Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut.

v Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.

v Melampaui waktu yang telah diperkirakan.

v Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.

v Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

 

  1. 2.      Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)

Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif  dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik     antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan  (favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem  informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan  tingkat penggunaan yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan   (satisfaction) terhadap sistem tersebut. Disamping itu, keterlibatan pengguna          dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem,  ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan             kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil.   Kedua, pengguna cenderung untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.        Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi  terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering         dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer    (user-designer communication gap).

  1. 3.      Tidak Memiliki Perencanaan Memadai

Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang     dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.

Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif  terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk             mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan             sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

  1. 4.      Inkompetensi secara Teknologi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia  sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi  tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change). Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

Tingkat- tingkat kemampuan pemakai akhir dapat digolongkan sebagai berikut :

  1. Pemakai akhir tingkat menu (Menu level end user)

Pada tingkat ini pemakai hanya mampu berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu yang ditampilkan oleg perangkat lunak berbasis Window dan mac.

  1. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end user)

Pada tingkat ini pemakai mampu menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih sekedar memilih menu (dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data)

  1. Pemakai akhir (End user programmers)

Pada tingkat ini pemakai mampu menggunakan bahasa-bahasa pemograman.

Manfaat end user computing :

  1. Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan.
  1. Mengurangi kesenjangan komunikasi.

Resiko End user computing :

  1. Sistem yang buruk sasarannya
  2. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya.
  3. Penggunaan sumber informasi yang tidak efisien.
  4. Hilangnya integritas data.
  5. Hilangnya keamanan
  6. Hilangnya pengendalian.

Organisasi SIM dipercayakan pada program komputer, pasokan, data, dokumentasi, dan fasilitas yang terus meningkat ukuran dan nilainya. Kita harus memelihara standar kinerja, keamanan dan perilaku yang jelas membantu kita dalam memastikan integritas dan perlindungan berbagai aktiva ini. Karena itu, hal-hal berikut ini harus digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan kerja. Namun keberhasilan program ini tergantung pada kewaspadaan tiap anggota organisasi SIM pada nilai aktiva yang dipercayakan kepadanya. Harus disadari bahwa pelanggaran kepercayaan ini mengakibatkan tindakan pendisiplinan, termasuk pemberhentian.

Secara khusus para karyawan harus :

  1. Melakukan semua kegiatan tanpa kecurangan. Hal ini mencakup pencurian atau penyalahgunaan uang, peralatan, pasokan, dokumentasi, program komputer, atau waktu komputer.
  2. Menghindari segala tindakan yang mengkompromikan integritas mereka. Misalnya pemalsuan catatan dan dokumen, modifikasi program dan file produksi tanpa ijin, bersaing bisnis dengan organisasi, atau terlibat dalam perilaku yang mungkin mempengaruhi perusahaan atau reputasinya. Para karyawan tidak boleh menerima hadiah dari pemasok, agen dan pihak-pihak seperti itu.
  3. Menghindari segala tindakan yang mungkin menciptakan situasi berbahaya. Termasuk membawa senjata tersembunyi di tempat kerja, mencederai orang lain atau mengabaikan standar keselamatan dan keamanan.
  4. Tidak menggunakan alkhohol atau obat terlarang saat bekerja dan tidak bekerja di bawah pengaruh alkhohol atau obat terlarang atau kondisi lain yang tidak bugar untuk bekerja.
  5. Memelihara hubungan yang sopan dan profesional dengan para pemakai, rekan kerja dan penyelia. Tugas pekerjaan harus dilaksanakan sesuai dengan permintaan supervisor dan manajemen serta harus sesuai dengan standar keamanan bekerja. Setiap penemuan pelanggaran perilaku atau keamanan harus segera dilaporkan.
  6. Berpegang pada peraturan kerja dan kebijakan pengupahan lain.
  7. Melindungi kerahasiaan atau informasi yang peka mengenai posisi persaingan perusahaan, rahasia dagang atau aktiva.
  8. Melakukan praktek bisnis yang sehat dalam mengelola sumber daya perusahaan seperti sumber daya manusia, penggunaan komputer, atau jasa luar.

Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan SIM perusahaan dengan mengambil langkah-langkah:

v  Mengerti kerumitan organisasi

v  Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan

v  Mencapai consensus dalam organisasi sebelum memutuskan menerapkan system informasi perusahaan

v  Dukungan pemerintah yang baik dalam penerapan kegiatan ini dengan penyediaan tenaga yang handal dan sesuai pada bidang melalui pengadaan pembelajaran di bangku perguruan tinggi yang dispesifikasikan dengan menyesuaikan akan kebutuhan dari Negara.

v  Respon yang baik dari masyarakat akan penerapan TI/SI yang menjadi tolak ukur utama dalam perkembangan penerapan TI/SI itu sendiri untuk pencapaian tujuan dari kegiatan pemerintah ini, seperti adanya ketertarikan beriklan melalui internet, bermain games online, mengerjakan kegiatan desain, arsitek, foto dan lain-lain dengan bantuan TI/SI yang telah ada.

 BAB IV

KESIMPULAN

            Penerapan sistem informasi di suatu perusahaan merupakan salah satu cara dalam memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumberdaya yang harus dikelola dengan tepat, sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga akan mengalami masalah yang jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu, sebelum melakukan upaya pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi secara multidimensi terhadap berbagai variabel yang mungkin berpengaruh terhadap kesuksesan suatu sistem baru.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi  antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

 

DAFTAR PUSTAKA

Ariefiani R.  2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan. http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id.

Gunton. 1993.  A Dictionary of Information System & Computer Science.    McGraw-Hill: New York.

Kudang B. Seminar dan Solahudin, MS. 2010. Pemahaman Teknologi Informasi dan Sistem Informasi. FATETA. IPB : Bogor

Leitch, R. A. 2004. The Chiropractic Theories: A Textbook of Scientific Research. Lippincott Williams and Wilkins: New Jersey.

Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi [skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.

O’Brien & Marakas. 2011. Management Information System Tenth Edition. c.Graw- Hill Companies: New York.

Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu: Yogyakarta.

 

 

Leave a Reply


Refresh



Current ye@r *